工作底稿——证券业务执业风险的最后防线
近日，因北京市东易律师事务所（以下简称“东易所”）不服中国证监会行政处罚一案，北京市第一中级人民法院所做出的判决成为了网上热议的话题。在该判决中，引起同行集中关注的是律师在什么时候要为会计师的工作结论负责的问题以及律师尽职调查的边界究竟是什么，虽然很多律师对法院的判决观点并不认同，但相关司法判决已成事实，笔者也无意对该等问题再做赘述，倒是该判决的结果也给笔者带来了反向的思索，律师尤其是从事证券业务的律师如何保护自己、降低执业风险，而其中，它的最后一道防线又是什么？事实上，法律法规的规定以及实践均告诉我们，律师工作底稿就是证券业务的最后一道防线。
《律师事务所证券法律业务执业规则》（以下简称“《执业规则》”）第三条对律师制作尽职调查工作底稿进行了确定，“律师事务所及其指派的律师，应当按照《律师事务所从事证券法律业务管理办法》（以下简称《管理办法》）和本规则的规定，进行尽职调查和审慎查验，对受托事项的合法性出具法律意见，并留存工作底稿。”
《公开发行证券公司信息披露的编报规则第12号——公开发行证券的法律意见书和律师工作报告》第十三条规定，“律师在制作法律意见书和律师工作报告的同时，应制作工作底稿。前款所称工作底稿是指律师在为证券发行人制作法律意见书和律师工作报告过程中形成的工作记录及在工作中获取的所有文件、会议纪要、谈话记录等资料。”
在东易所案的判决中，法院认为，“没有证据证明东易所在开展法律尽调之前编制过专门的查验计划，更无证据证明其针对欣泰电气应收账款事项制定过专项查验方案。在东易所的工作底稿中，其只是将应收应付账款凭证简单汇总，并无证据证明其进行了审慎查验，其复印的兴业证券的访谈笔录更进一步证明东易所对于应收账款问题并未予以充分关注。即便在三原告诉讼中才提交的且真实性尚难确认的证据材料中，同样也无法体现东易所对应收账款进行过审慎查验，东易所未尽勤勉义务的事实毋庸置疑”。
上述判决及其他以往案例均说明了，司法及有关监管部门判定中介机构是否存在责任的最主要、最关键方式就是调阅中介机构的工作底稿，工作底稿的完备程度、真实程度、记载内容等因素都将决定中介机构的“命运”。
结合近几年来已被证监会处罚的案例来看，“轻底稿”仿佛成了很多律师的通病。殊不知，“规规矩矩”做好工作底稿会是在万一时刻得以免责的“救命稻草”。对于工作底稿的制作、管理，笔者有如下几点心得，供大家参考：
一、端正态度，严格做到规定的基础要求
“轻底稿”的态度万万不可取！
在2016年9月振隆特产案中，律师工作底稿出现了“缺失律师接受委托事项的基本情况，包括委托人名称、事项名称；与委托人签订的委托协议；查验计划及其操作程序的记录；法律意见书草稿；内部讨论、复核的记录”的情况，违反了《执业规则》第四十条“工作底稿应当包括以下内容：（一）律师接受委托事项的基本情况，包括委托人名称、事项的名称；（二）与委托人签订的委托协议；（三）查验计划及其操作程序的记录；（八）法律意见书草稿；（九）内部讨论、复核的记录”的规定。除此之外，还出现过工作底稿中收集的文件资料均为复制件或扫描件，未注明来源，未经资料提供方签字、盖章确认；工作底稿存在错误放置资料、内容不清晰、未编制目录等的案例。
虽然可以理解制作工作底稿特别繁杂、需要花一定时间，但笔者认为，对于类似前述情况的文件遗漏、错误，并不是因为律师本人业务水平问题，而是因为对工作底稿抱着无所谓的态度或侥幸心理导致。相关规定的出台即是律师执业、部门监管的基本指向标，完成规定要求内容是基础，若连指向标都不看，这条路怎可能走得通、走得稳？
二、工作内容务必留痕
在东易所案中，法院认为在工作底稿中无法找到律师对应收账款进行了审慎验证的证明，也不予支持律师在诉讼中补充提供的证据。在以往案例中，因类似原因被处罚的情况也层出不穷。
振隆特产案出现了律师工作底稿中未包含查验工作程序、查验方法等内容，未能反映律师为查验工作所做的准备及对工作情况的记录。2014年2月的天丰节能案出现了工作底稿中没有律师前往现场调查的工作记录、访谈笔录及合同或相关财务账簿信息；未包含对收集到的材料的查验工作程序、查验方法等内容，未能反映律师为查验工作所做的准备及对工作情况的记录。
上述案例说明，在相关部门后续的追责中，其均要求律师证明对于收集到的文件、资料背后的真实性进行查证的过程。因此，律师对于查证过程的留痕显得尤为关键，现场核查多拍照，务必做好访谈笔录、签上对接人员姓名和时间，多对核查内容和过程列书面计划并附核查所发现的问题、反馈等，一言蔽之——多留痕！工作底稿应当是律师尽职调查最终全面体现，切勿做了工作却找不到证据验证，被戴上“未勤勉尽责”的帽子。
三、完善内核机制，增强内控力度
在2013年9月的万福生科案中，万福生科客户中仅有名称为津市市中意糖果有限公司、常德市鼎城区裕佳食品有限公司的客户，二者系万福生科2007年至2010年9月各报告期前两大客户。律师在法律意见书中也称万福生科正在履行的重大合同包括：“销售合同2份、借款合同9份、担保合同4份、技术合作合同5份、工程技术承包合同1份、承销协议和保荐协议各1份等”。但律所工作底稿收集的2份销售合同中客户印章名称却与万福生科前两大客户名称存在明显差异。当然，前述合同后被津市市中意糖果有限公司、常德市鼎城区裕佳食品有限公司证实为虚假合同，但笔者更想说的是，律师应对工作底稿进行有效复核。
工作底稿不是发行人提供资料之后，律师按着顺序打个孔装订一下就大功告成了，项目组成员间甚至律所主管人员应进行有效的复核手续。有时，我们会发现，自己写的文件自己没法准确找出错误、遗漏之处，但是别人检查的时候却一目了然，一下子便找了出来。因此，笔者认为，项目组成员间可以互相对各自负责的部分进行复核，避免出现进行了复核手续但却找不出错误、遗漏的情况。
同时，笔者建议律所可以建立、完善相应的内核制度，在律师提交法律意见书内核、用印前，向律师提供由律所制作的关于尽职调查、工作底稿、法律意见书内容的确认表，表内可列明律师应执行的相应步骤、手续，由律师根据该表再次一一进行核实、确认。该办法旨在再次提醒律师注意履行相应义务，同时也完善了律所的相应内核机制，增强风控力度。
总而言之，笔者认为，律所应加强制度建设，律所及律师应不断提高风险控制和质量管理能力，及时组织业务学习，持续提高律师执业水平，防范执业风险。
本文仅为我们对相关法律法规的一般解读，不能作为正式法律意见和建议，如果您有特定的问题，请与观韬中茂律师事务所联系咨询事宜。
田波
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